Zásady ochrany osobních údajů (GDPR)

1. Údaje správce osobních údajů

Informujeme Vás, že správcem Vašich osobních údajů v Dobrzyński Resort je Dobrzyński Resort Przemysław Dobrzyński Ul.
Zdrojowa 9
59-850 Świeradow-Zdrój

CÍN 616 127 32 55

REGON 230849243

Kontakt s hotelem ohledně ochrany osobních údajů je možný na následující e-mailové adrese: marketing@dobrzynskiresort.pl

2. Účely a důvody zpracování osobních údajů

Za účelem poskytování služeb dle obchodního profilu zpracovává Hotel Vaše osobní údaje — pro různé účely, ale vždy v souladu se zákonem. Poskytnuté osobní údaje budou zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), zkráceně GDPR. Osobní údaje shromažďujeme od Vás při uzavírání smlouvy (rezervace pobytu a poskytování služeb souvisejících s vaším pobytem v hotelu) nebo od našich partnerů z rezervačních portálů, pokud jste k tomu udělili souhlas. Níže naleznete podrobné účely zpracování osobních údajů spolu s právními základy.

Za účelem ocenění služby, rezervace služby a poskytování služby, jakož i v případě uzavření dalších smluv souvisejících s obchodním profilem můžeme zpracovávat osobní údaje, jako jsou:

• Jméno a příjmení;
• Adresa (ulice, číslo domu/bytu, poštovní směrovací číslo a město);
• Telefonní číslo;
• E-mailová adresa;
• Údaje podniku spolu s DIČ (v případě vydání f-ry DPH na podnik);
• Registrační číslo vozidla patřícího Zákazníkovi (v případě využití hotelového parkoviště);
• Základní údaje o bankovním účtu pro potvrzení převodu;
• Doklad totožnosti č. /PESEL;
• Informace o státní příslušnosti;
• číslo vaší platební karty a další údaje o kartě, jakož i přihlašovací údaje a další fakturační údaje a údaje o účtu spojené s mobilní fakturací;
• Číslo rezervace.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud jsou nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření směřujících k uzavření smlouvy.

Údaje o dětech, jako je jméno, příjmení, státní příslušnost a datum narození, jsou shromažďovány pouze od rodičů nebo zákonných zástupců za účelem určení jejich věku a slev a pro statistické účely (služba GUS a místní poplatek).

B. Za účelem vyřízení stížnosti zpracováváme osobní údaje, jako jsou:

• Jméno a příjmení;
• Adresa (ulice, číslo domu/bytu, poštovní směrovací číslo a město);
• Telefonní číslo;
• E-mailová adresa;
• Číslo rezervace;
• Alternativně, číslo bankovního účtu - pokud jsou peníze vráceny.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud jsou nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření směřujících k uzavření smlouvy.

Abychom mohli personalizovat službu podle vašich osobních preferencí a spravovat váš vztah s vámi před vaším pobytem během a po pobytu, zpracováváme osobní údaje, jako jsou:

• Sledování využívání služeb (telefon, bar, placená televize atd.);
• Řízení přístupu do místností;
• E-mailová adresa;
• Jméno a příjmení;
• Číslo rezervace.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud jsou nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření směřujících k uzavření smlouvy, a je čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů na základě dobrovolného souhlasu.

C. Za účelem vystavení faktury a splnění dalších povinností vyplývajících z daňových zákonů, jako je vedení účetnictví po dobu 5 let, zpracováváme osobní údaje, jako jsou:

• Jméno a příjmení;
• Společnost;
• Adresa bydliště nebo adresa sídla;
• Číslo DIČ;
• Číslo rezervace.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud je takové zpracování nezbytné pro splnění povinností vyplývajících ze zákona ze strany správce osobních údajů;

D. Pro účely posouzení spokojenosti s nabízenými službami, auditu, zlepšování a úpravy našich služeb zpracováváme osobní údaje, jako jsou:

• E-mailová adresa;
• Číslo rezervace;
• Jméno a příjmení;
• Komentáře nebo návrhy hostů.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud tímto způsobem Správce osobních údajů sleduje svůj oprávněný zájem (v tomto případě je zájmem Hotelu znát názory zákazníků na poskytované služby za účelem jejich přizpůsobení potřebám a očekáváním zúčastněných stran);

E. Abychom zajistili bezpečnost zaměstnanců a hostů hotelu, abychom předešli podvodům, zpracováváme takové osobní údaje, jako jsou:

• Data ze systému klíčových karet;
• Obraz osoby získané z video dohledu;
• Jméno a příjmení;
• E-mailová adresa;
• Telefonní číslo;
• IP adresa.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud tímto způsobem Správce osobních údajů sleduje svůj oprávněný zájem (v tomto případě je zájmem Hotelu zajištění bezpečnosti pro všechny osoby ubytované v Hotelu). Údaje z CCTV jsou vymazány maximálně 30 dnů ode dne registrace.

F. Za účelem vytváření registrů a záznamů souvisejících s GDPR, včetně např. registru zákazníků, kteří vznesli námitku v souladu s GDPR, zpracováváme osobní údaje, jako jsou:

• Jméno a příjmení;
• E-mailová adresa.

Ustanovení GDPR nám ukládají určité povinnosti týkající se dokumentace k prokázání souladu a odpovědnosti. Pokud například vznesete námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro marketingové účely, potřebujeme vědět, komu přímý marketing nepoužívat.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud je takové zpracování nezbytné pro to, aby Správce osobních údajů splnil své zákonné povinnosti (ustanovení obsažená v GDPR); a čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud tímto způsobem Správce osobních údajů sleduje svůj oprávněný zájem (v tomto případě Zájem hotelu je mít znalosti o osobách, které uplatňují svá práva podle GDPR);

G. Za účelem zjištění, vyšetřování nebo obrany proti nárokům zpracováváme osobní údaje, jako jsou:

• Jméno a příjmení (pokud je uvedeno příjmení) nebo případně společnost;
• Adresa bydliště (je-li uvedeno);
• číslo PESEL nebo DIČ (je-li uvedeno);
• E-mailová adresa;
• IP adresa;
• Číslo rezervace.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud tímto způsobem Správce osobních údajů sleduje svůj oprávněný zájem (v tomto případě je zájmem hotelu mít osobní údaje, které umožní zjistit, uplatnit nebo bránit proti nárokům, včetně zákazníků a třetích stran);

H. Pro analytické účely, tj. výzkum a analýzu aktivity na webových stránkách, které patří hotelu, zpracováváme osobní údaje, jako jsou:

• Datum a čas návštěv na místě;
• Typ operačního systému;
• Přibližná poloha;
• Typ webového prohlížeče používaného k procházení webu;
• Čas strávený na místě;
• Navštívené podstránky;
• Podstránka, kde byl vyplněn kontaktní formulář.

Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud tímto způsobem Správce osobních údajů sleduje svůj oprávněný zájem (v tomto případě je zájmem Hotelu znát činnost zákazníků na webových stránkách);

I. Abychom mohli používat cookies na webových stránkách, zpracováváme tyto textové informace (cookies budou popsány v samostatné části). Právním základem pro takové zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů na základě dobrovolného souhlasu (při prvním vstupu na webovou stránku se zobrazí žádost o souhlas s používáním cookies);

J. Za účelem správy webových stránek zpracováváme osobní údaje, jako jsou:

• IP adresa;
• Datum a čas serveru;
• Informace o webovém prohlížeči;
• O operačním systému

— tyto údaje jsou automaticky ukládány do tzv. serverových protokolů, pokaždé, když používáte webové stránky patřící hotelu. Bez použití serveru a bez tohoto automatického záznamu by nebylo možné webovou stránku spravovat. Právním základem pro takové zpracování údajů je čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, pokud tímto způsobem Správce osobních údajů sleduje svůj oprávněný zájem (v tomto případě je zájmem Hotelu spravovat webové stránky);

3. Sušenky

A. Hotel na svých webových stránkách, stejně jako jiné subjekty, používá tzv. cookies, tj. krátké textové informace uložené v počítači, telefonu, tabletu nebo jiném uživatelském zařízení. Mohou být čteny naším systémem, stejně jako systémy patřícími jiným subjektům, jejichž služby využíváme (např. Facebook, Google).

Soubory cookie plní na webových stránkách mnoho funkcí, nejčastěji užitečných, které se pokusíme popsat níže (pokud jsou informace nedostatečné, kontaktujte nás):

• zajištění bezpečnosti — cookies slouží k autentizaci uživatelů a zabránění neoprávněnému použití zákaznického panelu. Používají se proto k ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem;
• dopad na procesy a efektivitu používání webových stránek — cookies slouží k tomu, aby webové stránky fungovaly hladce a aby bylo možné využívat funkce, které jsou na ní k dispozici, což je možné mimo jiné zapamatováním nastavení mezi následnými návštěvami webových stránek. Díky nim můžete efektivně navigovat na webových stránkách a jednotlivých podstránkách;
• Stav relace — Cookies často ukládají informace o tom, jak návštěvníci používají webové stránky, např. jaké podstránky zobrazují nejčastěji. Umožňují také identifikovat chyby zobrazené na určitých podstránkách. Cookies používané k uložení takzvaného „stavu relace“ proto pomáhají zlepšovat služby a zvyšovat zážitek z prohlížení;
• udržování stavu relace - pokud se klient přihlásí do svého panelu, cookies vám umožní udržovat relaci. To znamená, že po přepnutí na jinou podstránku nemusíte pokaždé znovu zadávat přihlašovací jméno a heslo, což podporuje pohodlí používání webových stránek;
• vytváření statistik — soubory cookie slouží k analýze toho, jak uživatelé používají webové stránky (kolik jich otevřelo, jak dlouho na něm zůstanou, jaký obsah vzbuzuje největší zájem atd.). Díky tomu můžete webové stránky neustále vylepšovat a přizpůsobovat jeho fungování preferencím uživatelů. Abychom mohli sledovat aktivitu a vytvářet statistiky, používáme nástroje Google, jako je Google Analytics; kromě hlášení statistik používání webových stránek může být také Google Analytics pixel použit spolu s některými výše popsanými soubory cookie, které vám pomohou zobrazit relevantnější obsah ve službách Google (např. Vyhledávání Google) a na celém webu;
• používání sociálních funkcí — na webových stránkách máme tzv. Facebook pixel, který vám umožňuje lajkovat naši fanouškovskou stránku na této webové stránce při používání webových stránek. Aby to však bylo možné, musíme používat cookies poskytované Facebookem.

C. Váš webový prohlížeč ve výchozím nastavení povoluje používání cookies na vašem zařízení, proto při první návštěvě udělejte souhlas s používáním cookies. Pokud si však při prohlížení webových stránek nepřejete používat soubory cookie, můžete změnit nastavení ve webovém prohlížeči — zcela zablokovat automatické nakládání s cookies nebo požádat o oznámení o každém umístění souborů cookie do zařízení. Nastavení lze kdykoli změnit.

D. Respektováním autonomie všech lidí, kteří používají webové stránky, se však cítíme povinni upozornit, že deaktivace nebo omezení používání cookies může způsobit vážné potíže s používáním webových stránek, např. nutnost přihlášení do každé podstránky, delší doba načítání stránky, omezení používání funkčnosti, omezení lajků na facebookové stránce apod.

4. Právo odvolat souhlas

Pokud zpracování osobních údajů probíhá na základě souhlasu, můžete tento souhlas kdykoliv odvolat.

B. Pokud chcete odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, je pro tento účel nutné dodržovat bod 10 (F.) Pokud bylo zpracování Vašich osobních údajů prováděno na základě souhlasu, jeho odvolání nezakládá zpracování osobních údajů do té doby nezákonné. Jinými slovy, do odvolání souhlasu máme právo zpracovávat vaše osobní údaje a jejich zrušení nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování.

5. Požadavek na poskytnutí osobních údajů

Poskytnutí jakýchkoli osobních údajů je dobrovolné a závisí na vašem rozhodnutí. V některých případech je však poskytnutí určitých osobních údajů nezbytné pro splnění vašich očekávání ohledně využívání služeb.

B. Pro objednání služby v hotelu je nutné poskytnout údaje uvedené v bodě 2 A těchto zásad ochrany osobních údajů.

C. K tomu, abyste obdrželi fakturu za služby, je nutné uvést všechny údaje požadované daňovým zákonem — bez toho nejsme schopni fakturu řádně vystavit.

D. Abychom Vás mohli telefonicky kontaktovat ve věcech souvisejících s poskytováním služby, je nutné uvést telefonní číslo a e-mailovou adresu — bez toho nejsme schopni telefonicky kontaktovat nebo zaslat potvrzení rezervace.

6. Automatizované rozhodování a profilování

Informujeme vás, že neprovádíme automatizované rozhodování, a to ani na základě profilování. Obsah dotazu, který je odeslán prostřednictvím formuláře, nepodléhá hodnocení IT systémem. Navrhovaná cena služby je poskytována na základě ceníku našeho hotelu.

7. Příjemci osobních údajů

Stejně jako většina podnikatelů využíváme při své činnosti pomoc jiných subjektů, což často zahrnuje potřebu poskytnout osobní údaje. Proto v případě potřeby předáváme Vaše osobní údaje právníkům, kteří s námi spolupracují, společnostem rychlých plateb, účetním firmám, hostingovým společnostem, společnostem poskytujícím IT služby, společnosti odpovědné za zasílání SMS zpráv, jakož i pojišťovně (pokud je to nutné k nápravě škod).

B. Kromě toho se může stát, že například na základě příslušného zákona nebo rozhodnutí příslušného orgánu budeme muset předat vaše osobní údaje jiným orgánům nebo subjektům.

8. Předávání osobních údajů do třetích zemí

Stejně jako většina podnikatelů používáme různé oblíbené služby a technologie nabízené subjekty jako Facebook, Microsoft, Google. Tyto společnosti sídlí mimo Evropskou unii, a proto se s nimi ve světle GDPR zachází jako s třetími zeměmi.

B. GDPR zavádí určitá omezení přenosu osobních údajů do třetích zemí, protože zde zpravidla neplatí evropská legislativa, ochrana osobních údajů občanů Evropské unie může být bohužel nedostatečná. Každý správce osobních údajů je proto povinen stanovit právní základ pro takové předání.

C. Pokud jde o nás, ujišťujeme vás, že při využívání služeb a technologií předáváme osobní údaje pouze subjektům ve Spojených státech a pouze těm, kteří se zapojili do programu Privacy Shield, a to na základě prováděcího rozhodnutí Evropské komise ze dne 12. července 2016 — další informace naleznete na internetových stránkách Evropské komise, které jsou k dispozici na adrese https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/eu-us-privacy-shield_pl. Subjekty, které se zapojily do programu Privacy Shield, zaručují, že budou dodržovat vysoké standardy ochrany osobních údajů platné v Evropské unii, a proto je používání jejich služeb a nabízených technologií v procesu zpracování osobních údajů zákonné.

D. Kdykoli vám poskytneme další vysvětlení týkající se předávání osobních údajů, zejména pokud se vás tato otázka týká.

9. Doba zpracování osobních údajů

V souladu s platnými právními předpisy Vaše osobní údaje nezpracováváme „na dobu neurčitou“, ale po dobu potřebnou k dosažení stanoveného účelu. Po uplynutí této doby budou vaše osobní údaje nevratně vymazány nebo zničeny.

B. V situaci, kdy nepotřebujeme provádět jiné operace s vašimi osobními údaji než jejich ukládáním (např. když ukládáme obsah objednávky za účelem ochrany proti nárokům), chráníme je dále až do trvalého vymazání nebo zničení — pseudonymizací. Pseudonymizace spočívá v takovém šifrování osobních údajů nebo souboru osobních údajů, že bez dalšího klíče není možné je přečíst, a proto se tyto informace pro neoprávněnou osobu stávají zcela zbytečnými.

C. Pokud jde o jednotlivé doby zpracování osobních údajů, informujeme Vás, že osobní údaje zpracováváme po dobu:

• dobu trvání smlouvy — ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným za účelem uzavření a plnění smlouvy;
• 3 roky nebo 6 let + 1 rok — ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným za účelem stanovení, uplatňování nebo obhajoby nároků (délka období závisí na tom, zda jsou obě strany podnikateli či nikoli);
• 6 měsíců — ve vztahu k osobním údajům, které byly shromážděny při ocenění služby a zároveň nebyla smlouva uzavřena okamžitě;
• 5 let +1 rok — ve vztahu k osobním údajům souvisejícím s plněním povinností podle daňového práva;
• do odvolání souhlasu nebo dosažení účelu zpracování, nejdéle však 5 let — ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným na základě souhlasu;
• do doby, než bude dosaženo účinné námitky nebo účelu zpracování, nejdéle však 5 let — ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným na základě oprávněného zájmu správce osobních údajů nebo pro marketingové účely;
• do zastaralosti nebo ztráty užitečnosti, ale ne déle než 3 roky — ve vztahu k osobním údajům zpracovávaným převážně pro analytické účely, používání cookies a správu webových stránek.

D. Lhůty v letech se počítají od konce roku, ve kterém jsme začali zpracovávat osobní údaje, abychom zlepšili proces vymazání nebo zničení osobních údajů. Samostatné počítání lhůty pro každou uzavřenou smlouvu by znamenalo značné organizační a technické potíže a značné finanční výdaje, takže stanovení jediného data pro vymazání nebo zničení osobních údajů nám umožňuje efektivněji řídit tento proces. Samozřejmě, pokud uplatníte své právo zapomenout, takové situace se posuzují individuálně.

E. Další rok související se zpracováním osobních údajů shromážděných pro účely plnění smlouvy je dán skutečností, že hypoteticky můžete podat reklamaci těsně před uplynutím promlčecí lhůty, žádost může být doručena se značným zpožděním nebo můžete nesprávně uvést promlčecí lhůtu pro svůj nárok.

10. Pravomoci subjektů údajů

Rádi bychom Vás informovali, že máte právo:

• přístup k vašim osobním údajům;
• oprava osobních údajů;
• výmaz osobních údajů;
• omezení zpracování osobních údajů;
• námitky proti zpracování osobních údajů;
• být zapomenut v případech, kdy to umožňují jiná právní ustanovení;
• Obdržení kopie údajů
• předávání osobních údajů.

Respektujeme Vaše práva vyplývající z ustanovení o ochraně osobních údajů a snažíme se co nejvíce usnadnit jejich realizaci.

Poukazujeme na to, že tato práva nejsou absolutní, a proto vám v určitých situacích můžeme zákonně odmítnout jejich plnění. Pokud však odmítneme vzít v úvahu žádost, pak pouze po pečlivé analýze a pouze v případě, že je nutné odmítnout žádost zohlednit.

D. Pokud jde o právo vznést námitku, vysvětlujeme, že máte kdykoliv právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu správce osobních údajů (tyto jsou uvedeny v bodě III) v souvislosti s vaší zvláštní situací. Musíte však mít na paměti, že v souladu s předpisy můžeme odmítnout vzít v úvahu vaši námitku, pokud prokážeme, že:

• existují oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo
• existují důvody pro stanovení, uplatňování nebo obhajobu nároků.

E. Kromě toho můžete kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro marketingové účely. V takovém případě po obdržení námitky přestaneme zpracovávat za tímto účelem.

F. Svá práva můžete uplatnit následujícími způsoby:

• zašlete e-mail správci osobních údajů na adresu:...
• nebo předat recepční při návštěvě našeho hotelu.

11. Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s platnými právními předpisy, můžete podat stížnost předsedovi Úřadu pro ochranu osobních údajů.

12. Závěrečná ustanovení

V rozsahu, který není upraven těmito zásadami ochrany osobních údajů, se použijí ustanovení týkající se ochrany osobních údajů.

B. Hotel si vyhrazuje právo provést změny těchto zásad ochrany osobních údajů za předpokladu, že verze platná v době rezervace služby se bude vztahovat na služby provedené před změnou Zásad ochrany osobních údajů.

C. Změny zásad ochrany osobních údajů neporušují práva získaná Hosty.

D. Oznámení o změně Zásad ochrany osobních údajů bude zveřejněno na webových stránkách hotelu... 14 kalendářních dnů před vstupem těchto změn v platnost.

E. Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné od 25. května 2018.